苏州大学仪器设备采购工作程序
发布人:系统管理员  发布时间:2015-01-12   浏览次数:46

 一、依据: 

1.《中华人民共和国政府采购法》
2.《中华人民共和国招标投标法》
3.《江苏省教育厅政府采购管理暂行办法》
 
二、采购组织:
        根据采购任务,成立仪器设备采购领导小组,组长由分管校领导担任,成员由纪监审办公室、财务处和承担采购任务的部门负责人组成,采购部门为领导小组的日常办事机构。 
        领导小组下设专项采购招(议)标工作组,成员由纪监审办公室、财务处、使用单位(二十万元以上仪器设备使用单位负责人必须参加)和采购部门的有关同志组成,组长由采购部门的负责人担任。
 
三、采购方式: 
1.公开招标;
2.邀请招标;
3.竞争性谈判;
4.单一来源采购;
5.询价。
 
四、采购程序:
1.根据不同仪器设备、实验材料,使用单位向实验室与设备管理处填写《苏州大学仪器设备请购单》,承担采购任务的部门(设备科)填写仪器设备采购招(议)标工作组成人员情况表,并报采购领导小组审批;
2.招(议)标工作组进行市场调研,了解产品情况及当前价格;
3.招(议)标工作组应参照“招标文件”样本编制招标文件或详细购物标准,准备有关资料。
4.招(议)标工作组向有关厂家(代理商)发出采购仪器设备的名称、基本配置、型号规格、技术参数、数量等信息及邀请函,要求他们在规定时间内提供应标标书、样品、文字材料、三证(产品合格证、经营许可证、生产许可证)价格、标书由供货单位盖章密封,形成暗标投采购部门,采购部门统一收取标书后登记投标单位、投标人、时间,由专人保管,招(议)标前任何人不得拆封。
5.如确有必要,招(议)标工作组应安排人员到有关厂家考察、调研,了解生产规模和产品质量。 
6.招(议)标工作组举行会议,集体开标,并按照购物标准进行评议,综合技术参数、质量、价格、供应商资质、信誉度、售后服务质量等确定中标单位,并由采购小组与采购方签字确认。
7.招(议)标工作组和中标单位签订采购协议,协议由采购工作组组长或具体执行者签名,采购部门盖章,根据协议需预付款者需携带协议副本及经费负责人签字的暂付款单,到财务部门办理付款。
8.大型仪器设备以及大批量仪器、实验材料到货后由采购部门、使用单位共同验收,必要时可聘请专家;必检的仪器设备必须请商检局到场参加验收,验收后填写《苏州大学大型仪器验收单》。
9.使用部门(采购部门)将采购协议、《苏州大学大件、大宗物资招(议)标情况登记表》、《大型仪器验收单》一起送审计处审核盖章后,财务部门方可结算付款。
10.办理固定资产登记手续或建立有关分帐,并由采购部门将全套招(议)标材料分类立卷,归入校档案室。
 
五、急购仪器设备、单一来源或特定仪器设备、续购仪器设备、实验材料的确认及采购程序
1. 急购仪器设备
        急购仪器设备是指未列入计划,确因情况紧急必须在三天内购回的极少数仪器设备。使用部门确需急购仪器设备或实验材料时,应首先填写《急购物品确认书》经分管校领导确认并签字后送有关采购部门,采购部门应在部门内部组成工作组,采用询价采购方式(应询价三家以上),并认真填写《苏州大学询价采购物品记录表》,仪器设备单价在5万元以上,原则上不能确认为急购仪器设备。
 
2. 单一来源或特定仪器设备
        使用单位采购单一来源或特定仪器设备时,应先填写《单一来源或特定物品确认书》,连同有关政策依据或调研报告一并送交分管校领导确认并签字后,送有关采购部门。采购部门应按照招(议)标工作组产生办法组成工作组,拟定谈判方案,通过谈判确定购销合同,并填写《苏州大学谈判采购物品记录表》。
 
3. 续购仪器设备
        续购仪器设备(包括实验材料)是指同一使用单位在6个月之内再次购买同一供货商的同一设备且该价格基本不变(只下不上),根据原购销合同新增购仪器设备。采购部门拟用续购方式采购仪器设备时,事先填写《续购仪器设备申请表》,提供相应的市场行情,报领导小组组长批准。
 
六、关于采购工作中费用的管理和使用
       属于教学实验室方面采购中的考察费和聘请专家论证、评标、验收、搬运等费用从承担采购任务的部门的相关经费中列支(采购部门、财务部门应将该项支出列入预算),使用单位派人外出论证、考察费用由使用单位在相应经费中支出。
 
七、参照执行的有关问题
 1.仪器设备单价金额在3万元以下、批量仪器设备在10万元以下、实验材料在3万元以下应由采购部门组成采购小组(至少由3人组成),采用询价方式采购(市场价格调研)询价不得少于3家(特殊情况除外)并填写《苏州大学市场调研采购物品记录表》按编号先后保存归档,以便查核。
 2.各院(系)部门利用自有资金(含由财务处代管的定项捐助款)购置仪器设备的原则上应委托学校有关采购部门统一采购,特殊情况应参照本办法制定实施意见,报纪监审办公室备案。仪器设备单价在3万元以上的、批量仪器设备在10万元以上,实验材料3万元以上的必须成立临时招(议)标工作组,由纪监审办公室、财务处、学校采购部门的有关同志参加,人数不得少于7人,组长由学院或部门负责人担任,各院(系)各部门自行承担采购任务时,要妥善保存好有关材料,以便查核。
 
八、采购工作流程
        使用单位填写采购申请表(单价在10万元以上填写可行性论证报告)      主管部门审核(大型仪器报校领导审批)        市场调研     编制招(议)标文件      发招(议)标函       成立工作组      考察       评(议)标      签订协议      验收     付款     归档
 
各单位、部门及相关的采购人员必须加强法律意识,严格遵守《政府采购法》、《招标投标法》等相关法律、法规,认真组织实施采购活动。整个采购过程受纪监审办公室检查监督和群众监督。